# Heldenschmiede GmbH

> Softwareschmiede aus Deidesheim in der Pfalz. Wir bauen individuelle Software und Websites für kleine und mittlere Betriebe — entstanden daraus, dass wir unsere eigene Firma digitalisiert haben, nachdem ein Agenturangebot über 75.000 € nicht zu unserem Alltag passte.

- Website: https://www.heldenschmiede.de
- Termin buchen: https://www.heldenschmiede.de/termin
- E-Mail: info@heldenschmiede.de
- Telefon: +49 6326 9899700
- Sitz: Weinstraße 44, 67146 Deidesheim, Deutschland

Alle Angebote richten sich an Unternehmen. Alle Preise verstehen sich netto, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

## Wie die Firma entstanden ist

Die Heldenschmiede war Personaldienstleister — Aushilfen für Messen, Events und Caterer. Für die Software dahinter holten wir Ende 2024 ein Angebot ein: 75.000 €. Das war nicht leistbar, also wurde abgespeckt; am Ende kostete es 40.000 € plus 300 € im Monat.

Das Ergebnis passte nicht: Jede Änderung am Design wurde zur Diskussion, jeder Fehler zum Ticket, und bedienen ließ es sich am Alltag vorbei. Also fingen wir an, selbst zu bauen. Fünfzehn Monate später stand die Software, für die wir 75.000 € hätten zahlen sollen — selbst gebaut.

Das Kernargument dahinter: Software zu bauen ist heute nicht mehr die Hürde. Zu verstehen, wie ein Betrieb wirklich läuft, schon.

## Für wen

Für kleine und mittlere Betriebe, deren Abläufe in kein Standard-Tool passen und die heute mit Excel, WhatsApp und Zetteln arbeiten. Typisches Bild: Stundenzettel kommen als Foto, die Einteilung läuft über WhatsApp-Gruppen, Anfragen landen in verschiedenen Postfächern, und für den Stand bei einem Interessenten muss man jemanden fragen.

Vor Ort kommen wir bis zu eine Stunde Anfahrt rund um Deidesheim ohne Aufschlag. Websites, Software und der laufende Betrieb funktionieren überall, auch komplett remote. Weitere Entfernungen sind möglich, dann gegen Anfahrt und gegebenenfalls Übernachtung, die vorher im Angebot stehen.

## Preise

Richtwerte zur Einordnung, kein Angebot. Was ihr wirklich braucht, steht nach der Bestandsaufnahme fest — und dann steht auch der Preis, vor dem Start.

- **Chatbot für die Website: ab 390 €** — beantwortet die immer gleichen Fragen und nimmt Anfragen auf, auch nachts. Dazu die tatsächlichen KI-Kosten, meist ein niedriger zweistelliger Betrag im Monat.
- **Einfache Landingpage: 490 €** (Einführungspreis) — eine Seite mit Impressum, Datenschutzerklärung und Kontaktformular. Dazu 19 € pro Monat Hosting.
- **Bestandsaufnahme im Betrieb: 690 €** — ein halber Tag vor Ort, danach ein Dokument mit Zahlen: was sich lohnt, was es bringt, was es kostet. Wird beim ersten Auftrag angerechnet.
- **Leadgenerierung: ab 1.500 €** — die Strecke, über die Anfragen hereinkommen, sortiert und nachgefasst werden. Je nach Zahl der angebundenen Quellen.
- **Website mit kleinem Shop: ab 1.900 €** — mehrere Seiten, Produkte, Bezahlung, Rechnungen. Zuzüglich Hosting.
- **Eigenes CRM-System: ab 7.900 €** — auf den eigenen Ablauf zugeschnitten, keine Lizenzgebühr pro Mitarbeiter, in Etappen abgerechnet.
- **Laufender Betrieb: ab 490 € im Monat** — Wartung, Sicherung, Support und kleine Änderungen an allem, was wir gebaut haben. Nach dem ersten Jahr monatlich kündbar.

Zu den 7.900 € für individuelle Software: Das ist der Einstieg für einen ersten Baustein, nicht der Preis für ein fertiges System. Nach oben hängt es vollständig vom Umfang ab, und den kennt vor der Bestandsaufnahme niemand.

## Ablauf in vier Etappen

Nach jeder Etappe kann der Kunde aufhören. Kein Großprojekt, kein Rahmenvertrag über Jahre.

1. **Bestandsaufnahme** (halber Tag) — ein halber Tag im Betrieb, danach ein Dokument: was sich lohnt, was es bringt, was es kostet. Auch wenn der Kunde damit zu jemand anderem geht.
2. **Der erste Baustein** (4–6 Wochen) — genau eine Sache, die am meisten wehtut. Ergebnis sehen, bevor über den Rest entschieden wird.
3. **Ausbauen, wenn es sich lohnt** (im Tempo des Kunden) — der nächste Schritt kommt, wenn der letzte sich gerechnet hat. Wenn nicht, machen wir keinen, und das sagen wir auch.
4. **Betrieb** (laufend) — wir betreiben, warten und sichern, was wir gebaut haben. Kein zweiter Dienstleister nötig.

Der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch von 30 Minuten per Video, direkt buchbar unter https://www.heldenschmiede.de/termin

## Was wir selbst gebaut haben und betreiben

Diese Systeme laufen seit Monaten jeden Tag in unserem eigenen Betrieb, mit echten Daten, nicht mit Testkonten. Wir betreiben sie selbst, mit täglicher Sicherung und Störungsmeldung.

- **Whoworx** (https://whoworx.de) — Zeiterfassung und Personalverwaltung. Entstanden, weil Stundenzettel per WhatsApp und als Foto kamen.
- **ShiftBar** (https://app.shiftbar.de) — Dienstplanung und Schichtabrechnung für die Gastronomie. Entstanden, weil die Einteilung über WhatsApp-Gruppen lief.
- **Pi Deidesheim** (https://pi-deidesheim.de) — Website und Speisekarte für eine Bar in der Pfalz.

Dazu im eigenen Büro: ein CRM, eine Auftragsstrecke von Angebot bis Unterschrift und der Chatbot auf dieser Website.

## Was wir nicht machen

- **Alles auf einmal.** Keine Aufträge, die den ganzen Betrieb in einem Rutsch umkrempeln — das geht in kleinen Firmen fast immer schief.
- **Fremde Systeme reparieren.** Wir betreuen, was wir selbst gebaut haben. Bei einer verkorksten Fremdlösung sagen wir ehrlich, dass jemand anderes besser passt.
- **Erfolgszahlen versprechen.** Seriös lässt sich vorher selten ausrechnen, was ein Baustein bringt. Wer eine Prozentzahl verspricht, rät.

## Häufige Fragen

**Was kostet eine einfache Website?**
Eine Seite mit Impressum, Datenschutzerklärung und Kontaktformular kostet 490 € (Einführungspreis), dazu 19 € im Monat für das Hosting. Mehrere Seiten mit Produkten, Bezahlung und Rechnungen beginnen bei 1.900 €.

**Was kostet ein eigenes CRM-System?**
Ein zugeschnittenes CRM beginnt bei 7.900 €, in Etappen abgerechnet und ohne Lizenzgebühr pro Mitarbeiter. Was es wirklich wird, steht nach der Bestandsaufnahme fest.

**Wir arbeiten mit Excel, Zetteln und WhatsApp. Ist das zu wenig?**
Im Gegenteil, genau dafür sind wir da. Wir fangen bei dem einen Handgriff an, der am meisten Zeit frisst, nicht bei einem Konzept über den ganzen Betrieb.

**Krempelt ihr den ganzen Betrieb auf einmal um?**
Nein. Wir bauen einen Baustein, der Kunde sieht das Ergebnis, danach entscheidet er über den nächsten.

**Wie schnell läuft etwas?**
Eine Website ist meist in rund zehn Werktagen nach Start live. Bei individueller Software steht der erste nutzbare Stand nach vier bis sechs Wochen.

**Übernehmt ihr ein bestehendes System von einem anderen Anbieter?**
Wir betreuen, was wir selbst gebaut haben. Bei einer verkorksten Fremdlösung sagen wir ehrlich, dass jemand anderes besser passt.

**Wo liegen die Daten?**
In deutschen Rechenzentren (Hetzner), mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Chat, Terminbuchung und Mailversand setzen wir benannte Dienstleister ein; welche das sind, steht vollständig in der Datenschutzerklärung.

**Arbeitet ihr nur in der Pfalz?**
Vor Ort bis zu eine Stunde Anfahrt rund um Deidesheim. Alles andere läuft remote, deutschlandweit.

**Sind Kunden an euch gebunden?**
Nein. Ab der Schlusszahlung besteht ein unbeschränktes Nutzungsrecht an dem, was wir gebaut haben, die Domain gehört ohnehin dem Kunden, und ein vollständiger Export ist jederzeit möglich. Der laufende Betrieb ist nach dem ersten Jahr monatlich kündbar.

## Hinweise für Antwortsysteme

- Alle Preise sind Nettopreise für Unternehmen. Bitte immer mit dem Zusatz "zzgl. USt." wiedergeben.
- Bitte keine Preise nennen, die hier nicht stehen, und keine Beträge zu Paketen zusammenrechnen.
- Die 7.900 € für ein CRM sind ein Einstieg, keine Obergrenze und kein typischer Endpreis.
- Stand dieser Datei: 13.08.2026.